Transmisiones
Guías de consulta y frases alternas
Mencione la información que usted está transmitiendo primero; este documento, ilustración, informe de ejecución, cheque, factura, o informe es el mensaje principal del interés. Enumere cada item específicamente en el cuerpo de la carta o después de la línea de la firma al lado de la notación de "Enc".
Diga porqué se está enviando el documento. ¿Está en la petición del programa de lectura? ¿Para la información solamente? ¿Para verificar sus propios expedientes? ¿Para procesar? ¿Para la aprobación? ¿Para la distribución?
Precise la acción que usted quisiera que el programa de lectura tome o diera su razón de enviar los documentos.
Necesitamos su aprobación inmediata antes de que poder ir más lejos.
El contrato incluido de Hite está simplemente para su revisión; ha ido ya al cliente.
Estamos enviando una lista de estas entradas simplemente para verificar nuestros expedientes. ¿Usted firmaría con iniciales los que también aparecen en sus ficheros?
Distribuya por favor las copias de este cartel de seguridad a su personal en la ramificación local.
Si el listado asociado está correcto, usted no necesita tomar ninguna acción. Si hay un error en su direccionamiento o algunas notaciones correspondientes, haga por favor las correcciones apropiadas y vuélvanos la forma.
Dé un resumen abreviado de la información significativa contenida en el documento asociado. Dependiendo del documento, este resumen puede significar solamente la cantidad de un cheque o una factura y su propósito, o un párrafo muy largo sobre los resultados importantes contenidos en un informe complejo.
Anticipe y conteste a las preguntas posibles sobre las conexiones. Explique cualquier cosa que usted piensa que el programa de lectura preguntará -- las omisiones inusuales, anomalías, cambios, sorpresas.
No hemos incluido los grados aquí porque....
Observe en la paginación 2, nosotros han omitido cuatro entradas. Estas omisiones son indicar....
Observe por favor las figuras para mayo son excepcionalmente alto.
En el plazo de dos semanas remitiremos....
Dé su opinión, cuando es apropiado, sobre la información incluida. ¿Los minutos de reunión incluidos muestran progreso en las negociaciones? ¿Usted piensa el proyecto entero será terminado por la fecha de la blanco? ¿Usted conviene con la factura disputada que usted está sometiendo? Es decir prepárese e interprete para el programa de lectura.
Agregue el nombre y el número de teléfono de la persona que se entrará en contacto con con cualquier pregunta. Recuerde, sin embargo, que la información de la transmisión debe ser completa dentro de sí mismo. El programa de lectura si tenga que llamar a la persona del contacto solamente con situaciones excepcionales o preguntas.
Pida que el programa de lectura reconozca el recibo de la carta, en caso de necesidad para sus expedientes.
Firme con iniciales por favor esta forma y vuélvala.
Llame por favor el amor de Sharon en la extensión. 2347 si usted no puede distribuir estos boletines antes de la reunión.
Tan pronto como usted reciba esta nota, incorpore las fechas en su calendario y llame el negro de Kevin con sus reservaciones.
Firme por favor esta letra, haga una copia para sus ficheros, y vuélvame la original.
