Usted vuelve a su oficina de una reunión de la
tarde y decide controlar E-mail. Usted se pregunta adonde su
día fue después de las horas del gasto que descargaban mensajes,
leyendo alguno, suprimiendo otros, haciendo contestaciones a mano y
clasifiando los que usted desea para trabajar en más adelante.
Su rectángulo del E-mail era lleno cuando usted llegó el
trabajo esta mañana y no promete mañana ser ningún diferente.
¿Cuál es esta explosión del E-mail? ¿Había una punta
en el tiempo en que el mundo entero decidía a utilizar el Internet
como su herramienta de la comunicación del negocio de la opción?
¿Hay reglas para manejar estos mensajes y ser un utilizador
profesional y cortés del correo electrónico? Hay, pero no
cada uno ha conseguido la palabra.
Su E-mail es tanto una parte de su imagen profesional como las
ropas que usted desgasta, las letras postales usted escribe (si se
asume que le todavía ), el saludo en su correo de voz y el apretón
de manos usted ofrece. Si usted desea impresionar en cada
frente y construir los lazos positivos del negocio, atención de la
paga a su E-mail y dirigir claramente de éstos errores del E-mail de
la tapa doce:
1. OMITIR LA LÍNEA SUJETA. Somos manera más allá del tiempo en que no realizamos
la significación de la línea sujeta. No tiene ningún sentido
de enviar un mensaje que no lea "ningún tema" y se parezca estar
sobre nada. Dado el volumen enorme del E-mail que cada persona
recibe, la cabecera sujeta es esencial si usted desea su mensaje
leído en caulquier momento pronto. La línea sujeta se ha
convertido en el gancho.
2. NO HACIENDO SU LÍNEA SUJETA SIGNIFICATIVA. Su cabecera debe ser pertinente a su mensaje, no
apenas "hi" o "hola." El recipiente va a decidir la orden en la
cual él lee el E-mail basado en quién lo enviaron y sobre cuál es.
Su E-mail tendrá porciones de competición.
3. EL NO PODER CAMBIAR LA CABECERA PARA
CORRESPONDER CON EL TEMA. Por ejemplo, si usted
está escribiendo a su editor del Web, su primera cabecera puede ser
"contenido del sitio del Web." Sin embargo, pues su
sitio se convierte y usted envía más información, etiquete cada
mensaje para cuál es, el "contacto Info," los "gráficos," o "Home
Page." Apenas no golpee la "contestación" cada vez. La
adición de más detalles a la cabecera permitirá que el recipiente
encuentre un documento específico en su carpeta del mensaje sin tener
que buscar cada que usted envió. Comience un nuevo mensaje si
usted cambia el tema todo junto.
4. NO PERSONALIZAR SU MENSAJE AL RECIPIENTE. El E-mail es informal pero todavía necesita un
saludo. Comience con "Sr. querido Broome," "Jim querido," "hola
Jim," o apenas "Jim." El incidente de poner en el nombre de la
persona puede hacer que usted y su E-mail se parecen frío.
5. NO ESTADÍSTICAS PARA EL TONO. Cuando usted se comunica con otra cara de la persona para
hacer frente, el 93% del mensaje es non-verbal. El E-mail no
tiene ningún lenguaje de cuerpo. El programa de lectura no
puede ver su cara u oír su tono de la voz así que eligió sus
palabras cuidadosamente y cuidadosamente. Póngase en el lugar
de la otra persona y piense cómo sus palabras pueden venir a través
en Cyberspace.
6. EL OLVIDARSE DE CONTROLAR PARA SABER SI HAY
DELETREO Y GRAMÁTICA. En los días tempranos del
E-mail, alguien creó la noción que esta forma de comunicación no
tuvo que ser carta perfecta. Mal. . Es una
representación de usted. Si usted no controla para ser seguro
que el E-mail está correcto, la gente preguntará el calibre del otro
trabajo que usted lo hace. Utilice la capitalización y la
puntuación apropiadas, y controle siempre su deletreo.
Recuerde que su comprobador de ortografía cogerá palabras
deletreadas mal, pero no empleadas mal. No puede decir de si
usted significara decir "" o "forma," "para" o "fro", "él" o "."
7. ESCRIBIR LA GRAN NOVELA AMERICANA. El E-mail se significa para ser abreviado.
Mantenga su mensaje corto. Utilice solamente algunos
párrafos y algunas sentencias por párrafo. Se pierde la capa
superior de la gente su E-mail así que un missive largo. Si
usted se encuentra el escribir excesivamente de largo de un mensaje,
tome el teléfono o convoque una reunión.
8. EMAIL DE LA EXPEDICIÓN SIN EL PERMISO. La mayoría del cada uno es culpable de éste, pero
piensa de él. ¿Si el mensaje fuera enviado usted y solamente
usted, por qué usted tomaría la responsabilidad de pasarla
encendido? La información demasiado a menudo confidencial ha
ido global debido a alguien carencia del juicio. A menos que le
pregunten o solicite el permiso, no remita cualquier cosa que le fue
enviada apenas.
9. PENSANDO QUE NINGUNOS OTROS VERÁN SIEMPRE SU
EMAIL. Una vez que haya dejado su caja, usted no
tiene ninguna idea donde su E-mail terminará para arriba. No
utilice el Internet para enviar cualquier cosa que usted no podría
estar parado para ver en una cartelera en su manera de trabajar el
día siguiente. Utilice otros medios de comunicar la
información personal o sensible.
10. EL IRSE DE SU FIRMA. Ciérrese siempre con su nombre, aunque es incluido en la
tapa del E-mail, y agregue la información del contacto tal como su
direccionamiento del teléfono, del fax y de la calle. El
recipiente puede desear llamar para hablar más lejos o para enviarle
los documentos que no pueden e-ser enviados. Crear una nombre y
firma formal con todos que los datos son la mayoría del acercamiento
profesional.
11. CONTAR CON UNA RESPUESTA INMEDIATA. No cada uno se está sentando delante del ordenador con
el E-mail girado. La belleza de la comunicación del Internet
es que es conveniente. No es una interrupción. La gente
puede controlar sus mensajes cuando los satisface, no usted. Si
su comunicación es tan importante que usted necesita oír detrás
enseguida, utilice el teléfono.
12. EL TERMINAR "" A LA LÍNEA PRIMERO. El nombre o el direccionamiento de la persona a quien
usted es escritura es realmente el pedazo de información pasado que
usted debe incorporar. Controle todo excedente cuidadosamente
primero. Prueba para la gramática, la puntuación, el deletreo
y la claridad. ¿Usted dijo qué necesario que se dirá?
¿Cómo estaba su "tono de voz"? ¿Si usted era el menos
dígito binario emocional cuando usted escribió el E-mail, usted
déjelo sentarse por un período del tiempo? ¿Usted incluyó la
conexión que usted deseó enviar? Si usted incorpora el nombre
del recipiente primero, un resbalón mero del dedo puede enviar un
mensaje antes de su tiempo. Usted puede nunca tomarlo detrás.
El E-mail hace todo más fácil y más rápido incluyendo la
fabricación de una impresión de gran alcance del negocio y
establecer lazos profesionales positivos. El businessperson que
utiliza la tecnología con eficacia y apropiadamente considerará los
resultados de ese esfuerzo reflejado en el fondo.
Lydia Ramsey es un experto de la etiqueta del negocio, un
locutor profesional, un amaestrador corporativo y autor de las MANERAS
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