Tenemos todo el tenido esa reacción
contemporáneamente u otra cuando alguien sugiere allí debe ser una
reunión para resolver un problema, hace un plan, o se pone al día en
nuestro progreso. A menudo, se parece que los mismos asuntos
están discutidos repetidamente, pero aunque todos tiene buenas ideas,
las ediciones nunca consiguen resueltas.
Las reuniones pueden ser una manera eficaz de solucionar
problemas, o apenas una pérdida de la frustración de tiempo.
La diferencia está en cómo se ejecuta la reunión. Hay
cinco elementos necesitados para una reunión de negocio acertada:
una agenda, un formato acordado, un presidente, un escribano, y
un sistema de la responsabilidad.
La agenda de la reunión se debe preparar y distribuir por
adelantado, así que cada una sabe qué será discutida. El
presidente prepara típicamente la agenda, basada en la entrada de
información de los otros participantes. Es la tarea de la
silla balancear lo que desea cada uno incluir con la realidad de lo
que puede ser discutido en el tiempo disponible. Si usted
discrepa sobre qué debe estar en la agenda, llame para un voto antes
de proceder.
Cada reunión debe tener un rato fijo del conclusión. Es
una ley del universo que el trabajo se ampliará para llenar el
tiempo disponible. Una reunión ampliable se ejecutará hasta
que cada una consigue agotada o hay demasiado pocos personas restantes
tomar cualquier decisión.
Convenga en el formato para la reunión antes de que usted
comience. ¿Cada uno será pedido para hablar alternadamente, o
allí será discusión abierta? ¿Cuánto hora será asignada
para cada asunto? ¿Las decisiones serán tomadas por el
presente más mayor de la persona, o por el grupo en grande?
¿Cómo el grupo tomará sus decisiones? ¿Debe el acuerdo
ser unánime, o mayoría de votos será suficiente?
El presidente debe ejecutar activamente la reunión. Él
o ella necesita guardar los procedimientos el tiempo, adherir al
formato, manejar interrupciones, y el palillo a la agenda. Si
alguien habla demasiado o consigue de pista, la silla debe poder pedir
el altavoz "línea de fondo" qué él o ella desea decir, o dirige el
altavoz de nuevo a la punta.
En un grupo de pares, usted puede desear rotar la posición de
la silla, a menos que uno de usted sea determinado bueno en él y
podría servir en que papel para beneficiar todo en cuestión.
Si la silla es nueva en las reuniones corrientes, la lectura
sobre procedimiento parlamentario en las reglas de Roberto de la orden
puede ser muy provechosa.
El trabajo del escribano debe registrar qué asuntos fueron
discutidos, cualquier punta importante hecha, las decisiones
alcanzadas, y las responsabilidades asignadas. Él o ella debe
distribuir una copia del expediente a los participantes en el plazo de
24 horas, mientras que los detalles todavía están frescos en cada
uno mente.
La responsabilidad significa que asignan una persona o un grupo
para hacer algo específico por cierta fecha. "Jane conseguirá
las cotizaciones para arrendar una máquina de la fotocopia y señalar
detrás en la reunión siguiente," es una declaración de la
responsabilidad.
Un error común es decidir sobre una tarea sin asignar a quién
la hará o cerca cuando. Otra es hacer la tarea demasiado vaga,
e.g. "Jane investigará nuestras opciones de copiado."
La silla debe cerciorarse de que cada decisión tenga
responsabilidad asignada antes de mover encendido.
Cuando usted está satisfaciendo para solucionar un problema,
cerciórese de que cada uno primero convenga en cuáles es el problema
realmente. "necesitamos una copiadora," somos realmente una
solución más bien que un problema. El problema subyacente
pudo ser "nosotros es gasto demasiado tiempo que se ejecutaba hacia
fuera para las copias." La solución pudo conseguir una
copiadora, pero podría también ordenar el trabajo mejor, o señalar
a alguien para tener todas las copias necesarias hechas una vez por
día.
No cada edición puede ser resuelta la primera vez que viene
para arriba, pero puede ser movida adelante. Hágale una regla
derecha que una cierta acción se debe tomar sobre cada item en su
agenda de la reunión antes de que la reunión concluya.
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