Controlli
Guida di riferimento
Dichiari i vostri risultati di valutazione generale brevemente sulla parte anteriore -- "problemi serii con...," "problemi secondari soltanto," "sufficiente," "inadeguato e necessitante attenzione immediata," "sufficiente con l'eccezione di...."
Scelga la disposizione più logica per presentare i risultati specifici -- dal reparto, da la maggior parte a il più minimo significativo, da la maggior parte a il più minimo costoso, dalla disposizione fisica, o da qualsiasi altro facile-$$$-SEGUA la disposizione. Non organizzi la vostra lettera o appunto da ordine cronologico di controllo.
Sotto ogni individuazione, inserisca la vostra azione suggerita per correggere o migliorare l'articolo, la zona, o la procedura. Allora segua con i particolari specifici -- solitamente come e perchè. Perchè il problema o la mancanza si è sviluppata? Come dovremmo fare l'azione e/o come dovremmo noi impedire i problemi futuri? Duri, sotto ciascuno sezione separata, accenni tutto il collegamento che avete incluso per dichiarare l'azione.
Non il vacillate fra "il sufficiente" e "l'inadeguato." Questa miscela confusionaria dei particolari lo rende difficile affinchè il lettore mantenga il segno su come la situazione realmente si leva in piedi senza contrassegnare un foglio del riscontro mentre he/she legge.
Fatto separato dall'opinione. Non rilasci le istruzione di giudizio senza identificarle come tali. Riconosca dove altri possono non essere d'accordo.
Non metta una lista lunga delle raccomandazioni in una sezione separata dai risultati e non forzi il lettore andare avanti e indietro dalla pagina alla pagina (che trova alla raccomandazione, di nuovo all'individuazione, di nuovo alla raccomandazione) capire e fare l'azione suggerita. Una sezione separata "di risultati" è adatta soltanto quando i risultati sono lunghi, complicato, o necessitante spiegazione dettagliata.
Nei controlli lunghi, assicurisi le intestazioni sono frequenti ed informative permettere che i lettori multipli scremino e scelgano la loro zona di interesse e di azione.
Quando la vostra corrispondenza è una comunicazione laterale, usi un tono deferential.
