Richiesta di controllare e correggere i record
Guida di riferimento
Dichiari immediatamente che desiderate verificare, mettere in discussione, o correggere un record.
Fornisca non semplicemente i dettagli completi circa i record a cui vi riferite, l'un articolo che dovete controllare. Con soltanto un particolare identificante, il lettore può avere difficoltà cercare le informazioni o può trascurare altre discrepanze che nessuno di voi conosce circa.
Chieda una risposta in modo da sapete che il vostro messaggio è stato ricevuto e la vostra azione chiesta è stata intrapresa. Se la vostra verifica è sistematica, potete usare "a meno che ascolti di voi..." il metodo. Attenzione: Che cosa accade se il vostro lettore progettato è dall'ufficio per un tempo esteso?
A meno che sia evidente al vostro lettore, accenni l'importanza di una correzione veloce. Se avete in mente un determinata data di risposta, ad esempio così.
Ammetta un tono della responsabilità e della competenza reciproche. Non implichi mai i vostri record non potrebbe non contenere errore ed i record del lettore sono sempre quei errati. (eviti: "i nostri record indicano che...; voi prego corretti il vostro di conseguenza.") È raramente necessario per disporre la colpa per l'errore; fuoco preferibilmente sulle verifiche e/o sulle correzioni.
