Mentre il ricorso a tecnologia continua a
espandersi in uffici, il ruolo del professionista dell'ufficio
notevolmente si è evoluto. L'automazione delle attività
d'ufficio e la ristrutturazione organizzativa hanno condotto le
segretarie e gli assistenti amministrativi assumere le responsabilità
riservate una volta al personale direttivo e professionale.
Molti segretarie ed assistenti amministrativi ora forniscono
l'addestramento e l'orientamento per il nuovo personale, conducono la
ricerca sul Internet e funzionano ed effettuano un analisi guasti di
nuove tecnologie dell'ufficio. Nonostante questi cambiamenti,
tuttavia, le responsabilità di nucleo delle segretarie e degli
assistenti amministrativi è rimasto il molto stesso:
Effettuando e coordinando le attività amministrative
dell'ufficio e memorizzando, richiamando e l'informazione d'integrata
per diffusione al personale ed ai clienti.
Le segretarie e gli assistenti amministrativi sono
responsabili di una varietà di funzioni amministrative e di
segreteria necessarie per fare funzionare efficientemente
un'organizzazione. Servono da gestori di comunicazione e delle
informazioni per un ufficio; programma e riunioni ed
appuntamenti di programma; organizzi ed effettui gli archivi di
carta ed elettronici; gestisca i progetti; conduca la
ricerca; e diffonda le informazioni usando il telefono, i
servizi di posta, i luoghi di Web ed il E-mail. Anche possono
maneggiare le disposizioni dell'ospite e di corsa.
Le segretarie e gli assistenti amministrativi sono aiutati
in queste mansioni da una varietà di mobili d'ufficio, quali le
macchine del fax, di photocopiers, di dispositivi
d'esplorazione e di videoconferenza e di linee telefoniche. In
più, segretarie e degli assistenti calcolatori amministrativi di uso
spesso per fare le mansioni precedentemente maneggiate dai gestori e
dai professionisti: crei i fogli elettronici; componga la
corrispondenza; gestisca le basi di dati; e crei le
presentazioni, i rapporti ed i documenti usando il software di
pubblicazione desktop ed i grafici digitali. Anche possono
negoziare con i fornitori, effettuare ed esaminare l'apparecchiatura
affittata, rifornimenti dell'acquisto, gestire le zone quali gli
stockrooms o le librerie corporative e richiamare i dati dalle varie
sorgenti. Allo stesso tempo, i gestori ed i professionisti hanno
ammesso molte mansioni assegnate tradizionalmente alle segretarie ed
agli assistenti amministrativi, come l'introduzione e risposta del
telefono. Poiché le segretarie e gli assistenti amministrativi
non sono spesso responsabili di dettatura e dell'elaborazione di
testi, hanno tempo di sostenere più membri del personale esecutivo.
In un certo numero di organizzazioni, le segretarie e gli
assistenti amministrativi lavorano in squadre per lavorare
flessibilmente e ripartire la loro perizia.
Le funzioni specifiche di lavoro variano con esperienza ed
i titoli. Le segretarie esecutive e gli
assistenti amministrativi, per esempio, possono
effettuare poche mansioni di segreteria delle segretarie. Oltre
che organizzare le riunioni di chiamate e di programmazione di
congresso, possono maneggiare le responsabilità più complesse quale
ricerca di condotta, preparando i rapporti statistici, gli impiegati
d'addestramento ed assumere e la sorveglianza degli altri addetti alla
segreteria.
Alcuni segretarie ed assistenti amministrativi, quali le
segretarie legali e mediche, realizzano il lavoro altamente
specializzato che richiede la conoscenza di terminologia e delle
procedure tecniche. Per esempio, le
segretarie legali preparano la corrispondenza e le
carte legali quali le convocazioni, i reclami, i movimenti, le
risposte ed i subpoenas sotto il controllo di un avvocato o di un
paralegal. Anche possono rivedere le pubblicazioni legali ed
aiutare a ricerca legale—per esempio, verificando le
virgolette e le citazioni nel riassunto legale. Le
segretarie mediche trascrivono la dettatura,
preparano la corrispondenza ed aiutano i medici o gli scienziati
medici con i rapporti, i discorsi, gli articoli e gli atti di
congresso. Egualmente registrano le anamnesi semplici,
assicurano i pazienti da ospedalizzare ed ordinano i rifornimenti.
La maggior parte delle segretarie mediche devono avere una
conoscenza di con le regole di assicurazione, le pratiche di
fatturazione e le procedure del laboratorio o dell'ospedale.
Altre segretarie tecniche che aiutano gli assistenti tecnici o
gli scienziati possono preparare la corrispondenza, effettuare la
libreria tecnica della loro organizzazione e riunire e
stampare i materiali per le carte scientifiche.
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