Ritornate al vostro ufficio da una riunione di
pomeriggio e decidete controllare il E-mail. Vi domandate dove
il vostro giorno è andato dopo avere speso le ore che
trasferiscono i messaggi dal sistema centrale verso i satelliti,
leggenti alcuno, cancellanti altri, perfezionamento le risposte ed
archivianti quelle che desiderate per lavorare a più successivamente.
La vostra casella di E-mail era piena quando siete arrivato sul
lavoro questa mattina e domani prometterete di essere differente.
Che cosa è questa esplosione di E-mail? Era ci un punto
a tempo in cui l'intero mondo ha deciso usare il Internet come loro
strumento di comunicazione di affari della scelta? Sono ci
regole per la gestione dei questi messaggi ed essere un utente
professionale e gentile di posta elettronica? Ci è, ma non
tutto ha ottenuto la parola.
Il vostro E-mail è tanto una parte della vostra immagine
professionale come i vestiti che portate, le lettere postali scrivete
(ammettendoli ancora), il saluto sulla vostra posta di voce e la
stretta di mano offrite. Se desiderate impressionare su ogni
parte anteriore e sviluppare i rapporti positivi di affari, attenzione
di paga al vostro E-mail e dirigere chiaramente di questi gli errori
di E-mail del principale dodici:
1. OMISSIONE DELLA RIGA TEMATICA. Siamo modo oltre il tempo in cui non abbiamo realizzato
l'importanza della riga tematica. Non ha significato
trasmettere un messaggio che non legge "oggetto" e sembra essere circa
niente. Dato il volume enorme del E-mail che ogni persona
riceve, l'intestazione tematica è essenziale se desiderate il vostro
messaggio colto in qualunque momento presto. La riga tematica
si è transformata in nel gancio.
2. NON RENDENDO LA VOSTRA RIGA TEMATICA
ESPRESSIVA. La vostra intestazione dovrebbe essere
interessata al vostro messaggio, non appena "hi" o "ciao." Il
destinatario sta andando decidere l'ordine in cui legge il E-mail
basato su chi lo ha trasmesso e che cosa è circa. Il vostro
E-mail avrà lotti di concorrenza.
3. NON RIUSCIRE A CAMBIARE L'INTESTAZIONE PER
CORRISPONDERE ALL'OGGETTO. Per esempio, se state
scrivendo il vostro editore di Web, la vostra prima intestazione può
essere "soddisfare di Web site." Tuttavia, poichè il vostro
luogo si sviluppa e trasmettete le più informazioni, identifichi ogni
messaggio per che cosa è, "il contatto Info," "grafici," o "Home
Page." Non colpisca appena sempre "la risposta".
Aggiungendo più particolari all'intestazione permetterà che
il destinatario trovi un documento specifico nel suo dispositivo di
piegatura del messaggio senza dovere cercare ogni avete trasmesso.
Inizi un nuovo messaggio se cambiate insieme l'oggetto tutto.
4. NON RENDERE PERSONALE IL VOSTRO MESSAGGIO AL
DESTINATARIO. Il E-mail è informale ma ancora ha
bisogno di un saluto. Cominci con "caro Signor Broome," "caro
Jim," "ciao Jim," o appena "Jim." L'omissione di mettere nel
nome della persona può fare voi ed il vostro E-mail sembrare freddo.
5. NON CONTABILITÀ PER IL TONO. Quando comunicate faccia a faccia con un'altra persona,
93% del messaggio è non-verbal. Il E-mail non ha linguaggio di
corpo. Il lettore non può vedere la vostra faccia o sentire il
vostro tono della voce in modo da ha scelto le vostre parole con
attenzione e meditatamente. Mettasi nel posto dell'altra
persona e pensi come le vostre parole possono venire attraverso in
Cyberspace.
6. DIMENTICARSI DI CONTROLLARE PER VEDERE SE C'È
ORTOGRAFIA E GRAMMATICA. Nei giorni in anticipo
del E-mail, qualcuno ha creato la nozione che questa forma della
comunicazione non ha dovuto essere lettera perfetta. Torto.
. È una rappresentazione di voi. Se non
controllate per essere sicuri che il E-mail sia corretto, la gente
metterà in discussione il calibro dell'altro lavoro. Usi la
capitalizzazione e la punteggiatura adeguate e sempre controlli la
vostra ortografia. Ricordisi di che il vostro verificatore
ortografico interferirà le parole sbagliate l'ortografia di, ma
quelle non abusate di. Non può dire a se abbiate significato
dire "da" o "forma," "per" o "fro", "lui" o "."
7. SCRITTURA DEL ROMANZO AMERICANO GRANDE. Il E-mail è significato per essere breve.
Mantenga il vostro messaggio corto. Usi soltanto alcuni
paragrafi ed alcune frasi per il paragrafo. La schiuma della
gente il loro E-mail in modo da un missive lungo è sprecata.
Se vi scoprite che scrivete eccessivamente lungamente un
messaggio, prenda il telefono o indica una riunione.
8. EMAIL DI SPEDIZIONE SENZA PERMESSO. La maggior parte del tutto è colpevole di questo, ma
pensa a questo proposito. Se il messaggio fosse trasmesso voi e
soltanto voi, perchè essere del passarlo sopra? Le
informazioni troppo spesso confidenziali sono andato globali a causa
di qualcuno mancanza di giudizio. A meno che siate chiesti o
chiedete il permesso, non spedisca nulla che sia stato trasmesso
appena voi.
9. PENSANDO CHE NESSUN ALTRO VEDANO MAI IL VOSTRO
EMAIL. Una volta che ha lasciato la vostra
cassetta postale, non avete idea dove il vostro E-mail si concluda in
su. Non usi il Internet per trasmettere qualche cosa che non
potrte levarsi in piedi per vedere su un tabellone per le affissioni
sul vostro modo funzionare il giorno seguente. Usi altri mezzi
per comunicare le informazioni personali o sensibili.
10. _ ANDARE FUORI VOSTRO FIRMA. Chiudasi sempre con il vostro nome, anche se è incluso
alla parte superiore del E-mail ed aggiunga le informazioni del
contatto quale il vostro indirizzo del telefono, del fax e
della via. Il destinatario può desiderare chiamare per
comunicare più ulteriormente o inoltrarvi i documenti che non possono
e-essere spediti. Creando un blocchetto di firma convenzionale
con tutti che i dati sono la maggior parte del metodo professionale.
11. PREVEDERE UNA RISPOSTA ISTANTE. Non tutto sta sedendosi davanti il calcolatore con il
E-mail acceso. La bellezza della comunicazione del Internet è
che è conveniente. Non è un'interruzione. La gente
può controllare i loro messaggi quando li soddisfa, non voi.
Se la vostra comunicazione è così importante che dovete
sentirsi indietro subito, utilizzi il telefono.
12. COMPLETARE "" ALLA RIGA IN PRIMO LUOGO. Il nome o l'indirizzo della persona a quale siete
scrittura è realmente ultimo informazione che dovreste fornire.
Controlli tutto altrimenti eccedenza con attenzione in primo
luogo. Prova per grammatica, punteggiatura, ortografia e
chiarezza. Avete detto che necessario da dirsi? Come era
il vostro "tono della voce"? Se foste il meno bit
impressionabile quando avete scritto il E-mail, voi lascilo sedersi
per un periodo di tempo? Avete incluso il collegamento che
avete desiderato trasmettere? Se digitate il nome del
destinatario in primo luogo, uno slittamento puro della barretta può
trasmettere un messaggio prima del relativo tempo. Potete non
prenderli mai indietro.
Il E-mail rende tutto più facile e più veloce compreso fare
un'impressione potente di affari e la stabilizzazione dei rapporti
professionali positivi. Il businessperson che usa efficacemente
e giustamente la tecnologia vedrà i risultati di quello sforzo
riflesso nella riga inferiore.
Lydia Ramsey è un esperto di etiquette di affari, un
altoparlante professionale, un addestratore corporativo e un autore
dei MODI CHE VENDONO - AGGIUNGERE LO SMALTO CHE LE CONFIGURAZIONI
PROFITTA DI. È stata citata o descritto stata a New York il
Business Daily, Entrepreneur, Inc., giorno reale di Times, Investors
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