Abbiamo tutto avuto quella reazione
contemporaneamente o un altro quando qualcuno suggerisce là
dovrebbero essere una riunione per risolvere un problema, fanno un
programma, o si aggiornano sul nostro progresso. Spesso, sembra
che gli stessi soggetti sono discussi ripetutamente, ma anche se
ognuno ha buone idee, le edizioni non ottengono mai risolte.
Le riunioni possono essere un modo efficace risolvere i
problemi, o appena uno spreco di frustrazione di tempo. La
differenza è in come la riunione è funzionata. Ci sono cinque
elementi stati necessari per una riunione riuscita di affari:
un ordine del giorno, un formato di accosentire-upon, un
presidente, uno scrivano e un sistema di responsabilità.
L'ordine del giorno di riunione dovrebbe essere preparato in
anticipo e distribuito, in modo da tutto conosce che cosa sarà
discusso. Il presidente prepara tipicamente l'ordine del
giorno, basato su input dagli altri partecipanti. È
l'operazione della sedia equilibrare che cosa tutto desidera includere
con la realtà di che cosa può essere discusso nel tempo a
disposizione. Se non siete d'accordo sopra che cosa dovrebbe
essere all'ordine del giorno, richieda un voto prima di continuare.
Ogni riunione dovrebbe divertirsi. È una legge
dell'universo che il lavoro si espanderà per riempire il tempo a
disposizione. Una riunione espandibile funzionerà fino a che
tutta non ottenga esaurita o ci sia troppo poca gente restante
prendere tutte le decisioni.
Accosenta sul formato per la riunione prima che
cominciate. Tutto sarà chiesto per parlare a sua volta, o là
sarà discussione aperta? Quanto tempo sarà assegnato per ogni
soggetto? Le decisioni saranno prese dal presente della persona
maggiore, o dal gruppo nel suo insieme? Come il gruppo
prenderà le relative decisioni? Deve l'accordo essere unanime,
o una votazione maggioritaria basterà?
Il presidente deve attivamente fare funzionare la riunione.
Lui o lei deve mantenere gli atti in tempo, aderirsi al
formato, gestire le interruzioni ed il bastone all'ordine del giorno.
Se qualcuno i colloqui troppo o ottengono fuori della pista,
la sedia deve potere chiedere l'altoparlante "linea di fondo" che cosa
lui o lei desidera dire, o dirige l'altoparlante di nuovo al punto.
In un gruppo dei pari, potete desiderare ruotare la posizione
della sedia, a meno che uno di voi sia particolarmente buono esso e
potreste servire in quanto ruolo per avvantaggiare tutto
l'interessato. Se la sedia è nuova alle riunioni correnti,
leggere sulla procedura parlamentare nelle regole del Robert di ordine
può essere molto utile.
Il lavoro dello scrivano deve registrare che soggetti sono
stati discussi, tutti i punti importanti fatti, decisioni raggiunte e
le responsabilità assegnate. Lui o lei dovrebbe distribuire
una copia del record ai partecipanti in 24 ore, mentre i particolari
sono ancora freschi in tutto mente.
La responsabilità significa che una persona o un gruppo è
assegnata per fare qualche cosa di specifico entro una determinata
data. "Jane otterrà le virgolette per il leasing della
macchina della fotocopia e fare rapporto alla riunione seguente," è
un'istruzione della responsabilità.
Un errore comune deve decidere su un'operazione senza assegnare
chi la farà o vicino quando. Un altro è di rendere
l'operazione troppo vaga, per esempio. "Jane studierà le
nostre opzioni di copiatura." La sedia deve assicurarsi che
ogni decisione ha responsabilità assegnata prima di passare.
Quando state venendo a contatto di per risolvere un problema,
assicurisi che tutto in primo luogo accosente su che cosa il
problema realmente è. "abbiamo bisogno di una m/c," siamo
realmente una soluzione piuttosto che un problema. Il problema
di fondo ha potuto essere "noi sta spendendo troppo tempo
che si esaurisce per le copie." La soluzione potrebbe ottenere
una m/c, ma potrebbe anche organizzare più meglio il lavoro, o
indicare qualcuno per avere tutte le copie necessarie fatte una volta
al giorno.
Non ogni problema può essere risolto la prima volta viene in
su, ma può essere spostato avanti. Rendagli una regola diritta
che una certa azione deve essere intrapresa circa ogni articolo nel
vostro ordine del giorno di riunione prima che la riunione concluda.
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