Fiches d'envoi
Directives et expressions alternatives
Mentionnez l'information que vous transmettez d'abord ; cette document, illustration, impression, contrôle, facture, ou état est le message principal d'intérêt. Énumérez chaque élément spécifiquement dans le corps de la lettre ou après la ligne de signature près de la notation d'"Enc".
Dites pourquoi le document est envoyé. Est-il à la demande du lecteur ? Pour information seulement ? Pour vérifier vos propres enregistrements ? Pour le traitement ? Pour approbation ? Pour la distribution ?
Précisez l'action que vous voulez que le lecteur prenne ou donne votre raison d'envoyer les documents.
Nous avons besoin de votre approbation immédiate avant que nous puissions aller plus loin.
Le contrat inclus de Hite est simplement pour votre revue ; il est déjà allé au client.
Nous envoyons une liste de ces entrées simplement pour vérifier nos enregistrements. Paraferiez-vous ceux qui apparaissent également dans vos fichiers ?
Veuillez distribuer les copies de cette affiche de sûreté à votre personnel au branchement local.
Si la liste jointe est correcte, vous n'avez pas besoin de ne prendre aucune mesure. S'il y a une erreur dans votre adresse ou des notations correspondantes, faites s'il vous plaît les corrections appropriées et renvoyez-la forme nous.
Donnez un bref sommaire d'information significative contenue dans le document ci-joint. Selon le document, ce sommaire peut signifier seulement la quantité d'un contrôle ou une facture et son but, ou un paragraphe prolongé au sujet des résultats principaux contenus dans un état complexe.
Prévoyez et répondez aux questions possibles au sujet des connexions. Expliquez n'importe quoi que vous pensez que le lecteur interrogera -- des omissions peu communes, exceptions, changements, surprises.
Nous démuni avons inclus les estimations ici parce que....
Notez à la page 2, nous ont omis quatre entrées. Ces omissions doivent indiquer....
Veuillez noter les figures pour mai sont exceptionnellement hauts.
Dans un délai de deux semaines nous expédierons....
Donnez votre avis, si approprié, au sujet de l'information incluse. Le procès-verbal de réunion inclus montre-t-il le progrès dans les négociations ? Pensez-vous le projet entier serez-vous terminé d'ici la date de cible ? Êtes-vous d'accord avec la facture contestée que vous soumettez ? En d'autres termes, préparez-vous et/ou interprétez au lecteur.
Ajoutez le nom et le numéro de téléphone de la personne à entrer en contact avec toutes les questions. Rappelez-vous, cependant, que l'information de fiche d'envoi devrait être complète dans elle-même. Le lecteur si devez appeler la personne de contact seulement avec des situations exceptionnelles ou des questions.
Demandez au lecteur d'accuser réception de la lettre, au besoin pour vos enregistrements.
Veuillez parafer cette forme et renvoyez-la.
Veuillez appeler l'amour de Sharon à l'ext.. 2347 si vous ne pourrez pas distribuer ces bulletins avant la réunion.
Dès que vous recevrez cette note, écrivez les dates sur votre calendrier et appelez le noir de Kevin avec vos réservations.
Veuillez signer cette lettre, tirez une copie pour vos fichiers, et renvoyez-l'original moi.
