Inspections
Directives
Énoncez vos résultats d'évaluation globale brièvement vers le haut d'avant -- "des problèmes sérieux avec...," "des problèmes mineurs seulement," "adéquat," "insatisfaisant et nécessitant une attention immédiate," "adéquat excepté...."
Choisissez l'agencement le plus logique pour présenter des résultats spécifiques -- de service, par les la plupart moins à significatif, par les la plupart moins à cher, par la disposition physique, ou de tout autre facile-à-suivez l'agencement. N'organisez pas votre lettre ou note par commande chronologique d'inspection.
Sous chaque conclusion, insérez votre action recommandée pour corriger ou améliorer l'élément, la zone, ou le procédé. Suivez alors avec les détails spécifiques -- habituellement comment et pourquoi. Pourquoi le problème ou l'insuffisance s'est-il développé ? Comment devrions-nous faire l'action et/ou comment devrions-nous nous empêcher de futurs problèmes ? Durez, sous chacun section séparée, mentionnez n'importe quelle connexion que vous avez inclus pour rendre l'action plus claire.
Pas le vacillate entre l'"adéquat" et l'"insatisfaisant." Ce mélange embrouillant des détails le rend difficile pour que le lecteur garde des points sur la façon dont la situation se tient vraiment sans marquer une feuille de comptage pendant que he/she lit.
Fait séparé d'opinion. Ne faites pas les rapports de jugement sans les identifier en tant que tels. Reconnaissez où d'autres peuvent être en désaccord.
Ne mettez pas une liste prolongée de recommandations dans une section séparée des résultats et ne forcez pas le lecteur à aller dans les deux sens de la page à la page (trouvant à la recommandation, de nouveau à la conclusion, de nouveau à la recommandation) comprendre et faire l'action recommandée. Une section séparée de "résultats" est appropriée seulement quand les résultats sont prolongés, compliqué, ou nécessitant l'explication détaillée.
Dans des inspections prolongées, assurez-vous que les entêtes sont fréquentes et instructives pour permettre aux lecteurs multiples d'écrémer et choisir leur centre d'intérêt et l'action.
Quand votre correspondance est une transmission transversale, utilisez une tonalité respectueuse.
