Demande de contrôler et corriger des enregistrements
Directives
Énoncez immédiatement que vous voulez vérifier, remettre en cause, ou corriger un enregistrement.
Donnez les détails complets au sujet des enregistrements auxquels vous vous référez, pas simplement l'un élément que vous devez contrôler. Avec seulement un détail d'identification, le lecteur peut avoir l'ennui localiser l'information ou peut donner sur d'autres anomalies que ni l'un ni l'autre de vous ne sait .
Demandez une réponse ainsi vous savez que votre message a été reçu et votre action demandée a été prise. Si votre vérification est courante, vous pouvez utiliser "à moins que je reçoive des nouvelles vous..." l'approche. Attention : Que se produit si votre lecteur destiné est hors du bureau pendant un temps étendu ?
À moins qu'il soit évident à votre lecteur, mentionnez l'importance d'une correction prompte. Si vous avez à l'esprit par certaine date de réponse, dites ainsi.
Assumez une tonalité de la responsabilité et de la compétence mutuelles. N'impliquez jamais vos enregistrements ne pourrait contenir aucune erreur et les enregistrements du lecteur sont toujours les incorrects. (évitez : "nos enregistrements prouvent que... ; vous s'il vous plaît correct vôtre en conséquence.") Est rarement elle nécessaire pour placer le blâme pour l'erreur ; foyer à la place sur des vérifications et/ou des corrections.
