Mémorandum
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OBJET : Documentation des procédures actuelles pour l'achat de tous les matériaux et approvisionnements
Origines de demande d'achat
Comme matériaux et approvisionnements soyez nécessaire, préparez une demande d'achat par la note et soumettez-l'au service des achats d'achats. Dans votre note, fournissez toute l'information suivante :
•Type et catégorie de matériel ou d'approvisionnements
•Quantité
•Feuille technique de caractéristiques, au besoin
•Datez le matériel est nécessaire
•Coût estimatif
•Signature de l'approbation par le gestionnaire approprié
Procédures de Service des achats d'Achats
Action d'Étape
1. Le acheteur entre la demande et affecte un acheteur.
2. L'acheteur examine la demande matérielle pour assurer les corrections ou toute autre information nécessaire du demandeur.
3. L'acheteur demande et choisit des offres simples ou de multiple comme suit :
a. Quand la valeur du dollar est moins de $500, il sollicitera seulement des offres simples, même sur les matériaux concurrentiels.
b. Des offres pour le matériel technique seront prédéterminées par le matériel lui-même. Si simple source, il sollicitera seulement un offert. Si à caractère concurrentiel, il sollicitera des offres multiples.
c. Si le matériel est technique, l'acheteur communique des feuilles de cahier des charges à le soumissionnaire.
d. L'acheteur passe en revue et analyse toutes les offres reçues, préparantes et émettantes un ordre d'achat au constructeur choisi.
4. Les commis tapent tous les ordres d'achat placés par des acheteurs et distribuent des copies à toutes les parties appropriées (acheteur, constructeur, demandeur des matériaux).
5. Les commis confirment au demandeur par la MME. 200 de forme la date promise d'expédition.
6. Les commis classent des confirmations avec les ordres d'achat initiaux émis par l'acheteur.
