Vous revenez à votre bureau d'une réunion
d'après-midi et décidez de contrôler le E-mail. Vous vous
demandez où votre jour est allé après des heures de dépense
téléchargeant des messages, en lisant, effaçant d'autres, ouvrant
des réponses et classant ceux que vous voulez pour travailler à plus
tard. Votre cadre de E-mail était plein quand vous êtes
arrivé au travail ce matin et promettez demain de n'être aucun
différent.
Quelle est cette explosion de E-mail ? Y avait-il un
point à temps où le monde entier a décidé d'utiliser l'Internet en
tant que leur outil de transmission d'affaires de choix ? Y
a-t-il des règles pour contrôler ces messages et être un
utilisateur professionnel et poli de courrier électronique ?
Il y a, mais pas chacun a le mot.
Votre E-mail est autant une partie de votre image
professionnelle que les vêtements que vous portez, les lettres
postales vous écrivez (en vous assumant toujours), la salutation sur
votre audio-messagerie et la poignée de main vous offrez. Si
vous voulez impressionner sur chaque avant et établir les rapports
positifs d'affaires, attention de salaire à votre E-mail et orienter
clairement de ces derniers des erreurs de E-mail du principal douze :
1. OMETTRE LA LIGNE SOUMISE. Nous sommes voie après le moment où nous n'avons pas
réalisé la signification de la ligne soumise. Elle ne semble
aucun raisonnable d'envoyer un message qui ne lit "aucun sujet" et
semble être au sujet de rien. Etant donné le volume énorme
du E-mail que chaque personne reçoit, l'en-tête soumis est essentiel
si vous voulez votre message lu n'importe quand bientôt. La
ligne soumise est devenue le crochet.
2. NE RENDANT PAS VOTRE LIGNE SOUMISE
SIGNICATIVE. Votre en-tête devrait être
convenable à votre message, pas simplement "bonjour" ou "bonjour."
Le destinataire va décider la commande dans laquelle il lit le
E-mail basé sur de qui l'a envoyé et au sujet de ce qui il est.
Votre E-mail aura un bon nombre de concurrence.
3. NE CHANGENT PAS L'EN-TÊTE POUR CORRESPONDRE
AU SUJET. Par exemple, si vous écrivez votre
éditeur de Web, votre premier en-tête peut être "contenu de site de
Web." Cependant, car votre site se développe et vous
envoyez plus d'information, étiquetez chaque message pour ce qu'est
il, "information de contact," des "graphiques," ou "Home Page."
Ne frappez pas simplement la "réponse" chaque fois.
Ajouter plus de détails à l'en-tête permettra au
destinataire de trouver un document spécifique dans sa chemise de
message sans devoir rechercher chaque que vous avez envoyé.
Commencez un nouveau message si vous changez tout le sujet
ensemble.
4. PERSONNALISATION DE VOTRE MESSAGE AU
DESTINATAIRE. Le E-mail est sans cérémonie mais
il a besoin toujours d'une salutation. Commencez par "cher M.
Broome," "cher Jim," "bonjour Jim," ou juste "Jim." Le manque
de mettre dans le nom de la personne peut faire vous et votre E-mail
sembler froid.
5. PAS COMPTABILITÉ POUR LA TONALITÉ. Quand vous communiquez avec une autre personne face à
face, 93% du message est non-verbal. Le E-mail n'a aucun
langage de corps. Le lecteur ne peut pas voir votre visage ou
entendre votre tonalité de voix ainsi a choisi vos mots soigneusement
et pensivement. Mettez-vous dans de l'autre la place personne
et pensez comment vos mots peuvent trouver par hasard dans
Cyberespace.
6. OUBLIER DE VÉRIFIER L'ÉPELLATION ET LA
GRAMMAIRE. En jours tôt de E-mail, quelqu'un a
créé la notion que cette forme de transmission n'a pas dû être
lettre parfaite. Mal. Il . C'est une
représentation de vous. Si vous ne contrôlez pas pour être
sûr que le E-mail est correct, les gens remettront en cause le
calibre de l'autre travail que vous effectuez. Utilisez la
capitalisation et la ponctuation appropriées, et contrôlez toujours
votre épellation. Rappelez-vous que votre correcteur
orthographique attrapera des mots mal épelés, mais non abusé.
Il ne peut pas indiquer de si vous avez voulu dire pour dire ""
ou "forme," "pour" ou "fro", "lui" ou "."
7. INSCRIPTION DU GRAND ROMAN AMÉRICAIN. Le E-mail est censé pour être bref. Maintenez
votre message court. Utilisez seulement quelques paragraphes et
quelques phrases par paragraphe. La peau de personnes leur
E-mail ainsi un long missive est gaspillée. Si vous vous
trouvez écrire excessivement longtemps un message, prenez le
téléphone ou convoquez une réunion.
8. EMAIL DE EXPÉDITION SANS PERMISSION. La plupart de chacun est coupable de celui-ci, mais pense
cela. Si le message était envoyé vous et seulement vous,
pourquoi prendriez-vous la responsabilité de la transmettre ?
L'information trop souvent confidentielle est allée globale en
raison de quelqu'un manque de jugement. À moins que vous soyez
demandé ou demandiez la permission, n'expédiez rien qui vous a été
envoyé juste.
9. PENSANT QUE PERSONNE D'AUTRE VERRONT JAMAIS
VOTRE EMAIL. Une fois qu'il a laissé votre boîte
aux lettres, vous n'avez aucune idée où votre E-mail terminera vers
le haut. N'employez pas l'Internet pour envoyer tout ce qui
vous ne pourriez pas vous tenir pour voir sur un panneau-réclame sur
votre chemin de travailler le jour suivant. Utilisez d'autres
moyens de communiquer l'information personnelle ou sensible.
10. CESSER VOTRE SIGNATURE. Fermez-vous toujours avec votre nom, quoiqu'il soit
inclus au dessus du E-mail, et ajoutez l'information de contact telle
que votre adresse de téléphone, de fax et de rue. Le
destinataire peut vouloir appeler pour parler en outre ou pour vous
envoyer les documents qui ne peuvent pas e-être expédiés.
Créer un bloc de signature formel avec tous que les données
sont la plupart d'approche professionnelle.
11. S'ATTENDRE À UNE RÉPONSE INSTANTANÉE. Pas chacun se repose devant l'ordinateur avec le
E-mail allumé. La beauté de transmission d'Internet est que
c'est commode. Ce n'est pas une interruption. Les gens
peuvent contrôler leurs messages quand il leur convient, pas vous.
Si votre transmission est si importante que vous deviez
entendre en arrière tout de suite, utilisez le téléphone.
12. SE TERMINER "" À LA LIGNE D'ABORD. Le nom ou l'adresse de la personne à qui vous êtes
écriture est réellement la dernière information que vous devriez
écrire. Contrôlez tout autrement excédent soigneusement
d'abord. Preuve pour la grammaire, la ponctuation,
l'épellation et la clarté. Avez-vous dit quel nécessaire à
dire ? Comment votre "tonalité allait-elle de voix" ?
Si vous étiez le moindre bit émotif quand vous avez écrit le
E-mail, vous laissez-le se reposer pendant une période ?
Avez-vous inclus la connexion que vous avez voulu envoyer ?
Si vous écrivez le nom du destinataire d'abord, une seule
glissade du doigt peut envoyer un message avant son temps. Vous
pouvez ne jamais la rapporter.
Le E-mail rend tout plus facile et plus rapide comprenant faire
une impression puissante d'affaires et établir des rapports
professionnels positifs. Le businessperson qui utilise la
technologie pertinemment et convenablement verra les résultats de cet
effort reflété dans la ligne inférieure.
Lydia Ramsey est un expert en matière d'étiquette d'affaires,
un orateur professionnel, un entraîneur de corporation et un auteur
des FAÇONS QUI SE VENDENT - AJOUTER LE POLI QUE LES CONSTRUCTIONS
PROFITE. Elle a été citée ou décrite à New York Business
Daily, Entrepreneur, Inc., vrai jour de Times, Investors'simple et de
la femme. Pour plus d'informations sur elle les programmes, les
produits et les services, E-mail elle à lydia@mannersthatsell.com ou
visitent son site Web http://www.mannersthatsell.com
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