Nous avons le tout eu cette réaction en même
temps ou des autres quand quelqu'un suggère là devraient être une
réunion pour résoudre un problème, font un plan, ou se mettent à
jour sur notre progrès. Souvent, il semble que les mêmes
sujets sont discutés à plusieurs reprises, mais quoique tout le
monde ait de bonnes idées, les issues n'obtiennent jamais résolues.
Les réunions peuvent être une voie pertinente de résoudre
des problèmes, ou juste une perte de frustration de temps. La
différence est dans la façon dont la réunion est exécutée.
Il y a cinq éléments requis pour une réunion d'affaires
réussie : un ordre du jour, un format convenu, un président,
une pointe à tracer, et un système de la responsabilité.
L'ordre du jour de réunion devrait être préparé et
distribué à l'avance, ainsi chacun sait ce qui sera discuté.
Le président prépare typiquement l'ordre du jour, basé sur
l'entrée des autres participants. C'est la chaise
chargent d'équilibrer ce que chacun veut inclure avec la
réalité de ce que peut être discuté dans le temps disponible.
Si vous êtes en désaccord au-dessus de ce qui devrait être
à l'ordre du jour, nécessitez une voix avant la marche à suivre.
Chaque réunion devrait avoir un temps fixe de fin.
C'est une loi de l'univers que le travail augmentera pour
remplir temps disponible. Une réunion ouverte fonctionnera
jusqu'à ce que chacun obtienne épuisée ou il y a trop peu de
personnes restantes pour prendre toutes les décisions.
Convenez sur le format pour la réunion avant que vous
commenciez. Est-ce que chacun sera invité pour parler
alternativement, ou sera là discussion ouverte ? Combien
d'heure sera répartie pour chaque sujet ? Est-ce que des
décisions seront prises par le présent de personne le plus aîné,
ou par le groupe dans son ensemble ? Comment le groupe
prendra-t-il ses décisions ? L'accord doit-il être unanime,
ou est-ce que un vote majoritaire suffira ?
Le président doit activement exécuter la réunion. Lui
ou elle doit garder les démarches à l'heure, adhérer au format,
contrôler les interruptions, et le bâton à l'ordre du jour.
Si quelqu'un parle trop ou obtient outre de la piste, la chaise
doit pouvoir demander le haut-parleur "ligne de fond" ce que lui ou
elle veut dire, ou orientent le haut-parleur de nouveau au point.
Dans un groupe de pairs, vous pouvez vouloir tourner la
position de la chaise, à moins qu'un de vous soit particulièrement
bon à lui et pourriez servir du fait rôle pour bénéficier tout
intéressé. Si la chaise est nouvelle lors des réunions
courantes, avoir connaissance du procédé parlementaire en règles de
Robert de commande peut être très utile.
Le travail de la pointe à tracer doit enregistrer quels sujets
ont été discutés, toutes les remarques importantes faites,
décisions prises, et responsabilités assignées. Lui ou elle
devrait distribuer une copie de l'enregistrement aux participants dans
un délai de 24 heures, alors que les détails sont encore frais dans
chacun esprit.
La responsabilité signifie qu'une personne ou un groupe est
affectée pour faire quelque chose de spécifique à une certaine
date. "Jane obtiendra des guillemet pour louer une machine de
photocopie et faire rapport lors de la prochaine réunion," est un
rapport de la responsabilité.
Une erreur commune doit décider sur un charger sans
assigner qui le fera ou près quand. Un autre est de rendre le
charger trop vague, par exemple. "Jane étudiera nos options
copiantes." La chaise doit s'assurer que chaque décision a la
responsabilité assignée avant de passer.
Quand vous vous réunissez pour résoudre un problème,
assurez-vous que chacun convient d'abord sur ce qu'est vraiment le
problème. "nous avons besoin d'un copieur," est réellement
une solution plutôt qu'un problème. Le problème fondamental
pourrait être "nous sont dépense trop de temps s'épuisant pour des
copies." La solution pourrait obtenir un copieur, mais elle
pourrait également organiser le travail mieux, ou indiquer quelqu'un
pour avoir toutes les copies nécessaires tirées une fois par jour.
Non chaque problème peut être résolu la première fois qu'il
est soulevé, mais il peut être déplacé le long. Faites-lui
une règle debout qu'une certaine mesure doit être prise au sujet de
chaque élément à votre ordre du jour de réunion avant que la
réunion conclue.
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